Fem tips om effektiv upphandling

1. Välj ut tre byråer
Den bästa kvaliteten på upphandlingen får ni genom att välja ut tre byråer som ni kontaktar och ber om ett förutsättningslöst möte. Skulle ni av något skäl inte vara nöjda efter att ha träffat dessa byråer så kan ni alltid bjuda in fler byråer.

2. Skriv en förfrågan
Underlätta jämförelser mellan byråerna genom att skriva en kort upphandlingsförfrågan. Berätta om syftet med ert pr-arbete och vad ni vill uppnå genom samarbete med en byrå. Redovisa era egna personella resurser, beskriv hur ni vill fördela arbetet mellan er och byrån samt indikera en budget.

3. Träffa relevanta personer
Be uttryckligen om att enbart få träffa de personer, normalt två konsulter, som ni skulle samarbeta med. Om byrån vill att ni ska träffa vd eller någon säljansvarig person så fråga i vilken utsträckning hon eller han skulle medverka aktivt i ett eventuellt samarbete.

4. Be om en offert
Om mötet med pr-byrån känns bra så be att få en offert gällande hur ett samarbete skulle kunna se ut. Be specifikt om kundreferenser för den konsult som skulle vara ansvarig för samarbetet och cv:n för samtliga konsulter som skulle delta i arbetsmöten.

5. Testa ett samarbete
Om ni av något skäl känner tveksamhet till ett mer omfattande åtagande, kan ni alltid föreslå ett avgränsat konkret testsamarbete. Då får ni en bättre känsla för hur det skulle kunna vara att jobba tillsammans med byrån. Undvik alla avtal med uppsägningstid.

Patrik Westander

vd Westander